Functie

Door jouw administratieve inzet en ondersteuning van het team vrije tijd kunnen activiteiten van en voor burgers en verenigingen georganiseerd worden.
Enerzijds word je verantwoordelijk voor alles wat de planning, reservatie en facturatie en dagelijkse werking van sportaccommodatie betreft.

Je bent hierbij het eerste aanspreekpunt voor burgers, verenigingen en interne diensten. Je hebt ook regelmatig overleg met de sporthalmedewerkers van sporthal De Ring om de dagelijkse werking en verbeterpunten te bespreken.

Je volgt de actiepunten die hieruit voortkomen mee op. Dit onderdeel van je job zal –afhankelijk van de periode en de noden op de dienst- zo’n % tot % van je tijdsbesteding uitmaken.

Anderzijds bied je algemene administratieve ondersteuning aan de dienst vrije tijd. Die bestaat uit de subdiensten cultuur, jeugd, erfgoed, sport en toerisme.

Deze administratieve ondersteuning kan zeer breed zijn ondersteuning in aankoopproces (offertes opvragen, besingen plaatsen, …), ondersteuning bij communicatie, opmaken van planningen van vrijwilligers, meewerken aan activiteiten of evenementen, ticketverkoop opzetten, ondersteunen bij implementatie UiTPAS, … Deze taken nemen ongeveer % tot % van je tijd in beslag.

Je hebt een collega-administratief medewerker die jouw back-up is en omgekeerd.

Wat jij voor de sportaccommodatie doet, doet jouw collega voor cultuurinfrastructuur. De taken in verband met de algemene administratieve ondersteuning worden tussen jullie beiden verdeeld.

Jouw profiel

- Je bent een doorzetter en perfectionist met aandacht voor detail

- Je denkt logisch en analytisch na en lost vanuit die denkwijze problemen op

- Je kan klantvriendelijk en kan op een duidelijke manier informatie overbrengen, zowel mondeling als schrifjk

- Je hebt een geduldig luisterend oor en gaat op een positieve manier om met anderen

- Je hebt affiniteit met één of meer donen van vrije tijd (sport, jeugd, cultuur, erfgoed, toerisme), bij voorkeur met de werking van verenigingen

- Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs

Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren De voorraad opvolgen, tekorten vastsen
Besingen plaatsen Documenten coderen, klasseren en archiveren Personen onthalen en hun vraag identificeren Kopieerwerk verrichten fonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren Administratieve dossiers samensen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren Aanbod

- Vast contract van onbepaalde duur

- Verloning tussen € en € bruto voor een deeltijdse (%) tewerksing

- Maaltijdcheques van euro en ecocheques t.w.v. euro

- verlofdagen en extra feestdagen

- Fietsvergoeding/ terugbetaling openbaar vervoer

- Gratis hospitalisatieverzekering

- Tweede pensioenpijler

- Eindejaarstoelage en ecocheques

- Vakantiegeld in

- Verschillende opleidingsmogelijkheden

- Jaarlijks verschillende activiteiten o.a. nieuwjaarsreceptie, sportdag, afterwork, etc

Solliciteren

Ellen Verren